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働き方改革で注目されるビジネスチャットツール、その背景やメリットは?

執筆者BUSINESS SOLUTION WEB 編集部
2021.12.14

働き方改革によって、場所や時間を選ばないリモートワークを導入する企業が増えています。そうした企業では、ビジネスコミュニケーションを円滑に進める上で、ビジネスチャットツールの存在が有効です。そこでこの記事では、ビジネスチャットツールがもたらすメリットや導入のポイントなどについてわかりやすく解説します。

ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとは、業務連絡などのビジネス上のコミュニケーションを想定したツールやサービスです。リアルタイムに情報を共有したり指示したりすることが可能で、複数人が参加するグループチャットの形式をとるのが一般的です。また、メッセンジャーなど私用向きのチャットツールと比較すると、フレキシブルなグループの細分化やビジネス向けサービスとの連係、セキュリティーの要素などが盛り込まれていることが特徴です。

これまでのビジネスシーンでは、テキストをベースにした非対面のコミュニケーションとして、一般的にEメールが用いられてきました。しかし、より迅速なコミュニケーションを求める多くの企業は、ビジネスコミュニケーションのツールをEメールからビジネスチャットに変更しています。現在は、社内コミュニケーションだけではなく、取引先とのコミュニケーションなどでも、ビジネスチャットツールが活用されています。

ビジネスチャットツールが注目される背景

ビジネスチャットツールが注目される背景のひとつには、リモートワークの普及などによる対面コミュニケーションの減少が挙げられます。現状、あるいは今まで以上にビジネスの成果を生み出すには、こうした対面コミュニケーションの不足を何かで補わなければなりません。そこで注目され始めたのが、Eメールよりも迅速な情報共有やファイル受け渡しなどが行えるチャットツールの存在です。

さらに、サービスを提供するベンダーが増え、ツールが多様化したこともビジネスチャットツールが注目される背景のひとつです。数年前までは選択肢が少なかったビジネスチャットツールの種類ですが、現在はさまざまなベンダーのツールがあり、企業は自社の規模や風土に合わせて最適なものを選ぶことが可能になっています。また、機能拡張や特定の機能の利用に対し一定期間の代金を支払うサブスクリプションモデルも登場し、ツールの導入が容易になったことも背景として挙げられます。

そして、何といっても注目されるのは利便性の向上です。洗練されたUI(ユーザーインターフェース)・UX(ユーザーエクスペリエンス)や多様なツールとの連係性、複数間でのコミュニケーションを円滑にするための機能など、ビジネスチャットツールは急速に進化しています。さらに、チャット以外にもビデオ通話やタスク管理などビジネスを豊かにする機能が盛り込まれ、多くの企業が現在導入を検討している背景となっています。

ビジネスチャットツール導入の主なメリット

ビジネスチャットツールには、情報共有の迅速化やコミュニケーションの活性化など、さまざまなメリットがあります。

一般的なビジネスチャットツールは、個人間でのコミュニケーションはもちろんのこと、複数人とのコミュニケーションを想定して設計されています。このため、グループメンバーを柔軟に設定することが可能になっています。また、スマートフォン用のアプリケーションを活用できるツールもあり、通勤・退勤、移動中の電車内などの社外でもPCを開かずにユーザーは素早くコミュニケーションをとることができるのです。

ビジネスチャットツールによるコミュニケーションでは、情報(テキストや画像、ファイル)のやり取りが時系列で縦に並ぶため、コミュニケーションの流れが一目瞭然です。文面に挨拶や署名などが盛り込まれがちなEメールとは異なり、ビジネスチャットツールでは必要な情報のみを素早く届けることが前提とされるので、コミュニケーションにかかる時間や手間といったコストを格段に減らすことができます。

また、ふと思い浮かんだビジネスアイデアなどをメンバー間で共有するなど、気軽なコミュニケーションの活性化を促すメリットもあります。

ビジネスチャットツール導入のデメリット

一方で、ビジネスチャットツールにはさまざまなデメリットも存在します。その中でも顕著なのは、不要なコミュニケーションの増加です。気軽にコミュニケーションがとれる分、業務とは無関係のやり取りが増える傾向が見られます。不要なコミュニケーションが増えると、必要な情報と不要な情報とを区別する必要があるため、結果的にコミュニケーションのコストが上がってしまうのです。

ビジネスチャットツール導入のポイント

ビジネスチャットツールを導入するにあたっては、ツールの選定とルールの設定という2つのポイントを押さえることが重要です。

設計思想が異なるため、ビジネスチャットツールの特徴や機能は千差万別です。例えば、相手が自身のメッセージを閲覧したかどうかを知らせる既読通知機能の有無、チャット画面のUI、ツールのデザイン、料金形態など、各ツールで大きく異なります。従ってツールの導入を検討する際は、ツールの導入目的や必要な機能などをあらかじめピックアップし、その上で各ツールを比較・検討するようにしてください。

加えて、ビジネスチャットツールの導入や運用面においては、コミュニケーションルールの設定が非常に重要です。特に、グループ分けやコミュニケーションの内容などについては、社内で細かく規定してください。これらの取り決めを怠ると、どのコミュニケーションツールでどのような情報をやり取りすべきかが不明確になり、コミュニケーションのコストが増加してしまう可能性があります。

ビジネスチャットツールはあくまでコミュニケーションのツールです。必要性やコミュニケーションルールなどを見極めた上で導入を行わないと、無駄なコスト増加につながります。

おすすめのビジネスチャットツール4種類を比較

ここからは、4種類のビジネスチャットツールについて順に解説していきます。この記事では、「Chatwork」「Slack」「Microsoft Teams」「LINE WORKS」を取り上げ、それぞれの特徴や料金形態などを説明します。なお、料金形態や仕様などの詳細については、調査時点での内容であり、すでに変更されている可能性もあるので注意してください。

ツール名 料金プラン 特徴や導入に向いている企業
Chatwork フリー:月0円/人
ビジネス:月500円/人
エンタープライズ:月800円/人※年間・月間契約では料金が異なる
・シンプルな仕様で、タスク管理にもたけている
・余計な機能は不要で、コミュニケーションに特化したツールを求めている企業
Slack フリー:月0円/人
スタンダード:月850円/人
プラス:月1,600円/人
Enterprise Grid:要問い合わせ
※年間・月間契約では料金が異なる
・拡張性の高さ
・多様なツールを活用している企業
Microsoft Teams 機能が限定されている無料版。また「Microsoft 365 Business Basic」
など各種サービスにMicrosoft Teamsの機能が付帯されています。
・Microsoft Officeとの連係性
・Microsoft 365のサービスをすでに導入している企業
LINE WORKS フリー:月0円/人
ライト:月300円/人
ベーシック:月500円/人
プレミアム:月1,000円/人
※年間・月間契約では料金が異なる
・UIがLINEと似ており、LINEユーザーにとっては違和感なく利用できる
・大企業など、従業員数が多い企業

(2021年2月時点での調査内容)

Chatwork

Chatworkは日本で生まれたビジネスチャットツールです。デザインや使い方がシンプルで、誰にでも扱いやすいのが特徴です。チャットのみならず、プラットフォーム内でタスク管理が行える機能や、ビデオ・音声通話など、さまざまな機能を搭載しています。また、社内だけでなく社外のユーザーとのコミュニケーションもとりやすくなっています。

>> 「Chatwork | WEBサイト

Slack

Slackは、米国のSlack Technologies社が開発したSaaS型のビジネスチャットツールです。世界150か国以上で導入され、1日間のアクティブユーザー数(DAU)は全世界で1,200万人を突破。最大の特徴は拡張性の高さと連係できるアプリケーションの多さで、TwitterやGoogleドライブ、Skypeなど、他のクラウド型サービスと連係することが可能です。

>>「Slack|WEBサイト

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft Office製品系のサブスクリプションサービス「Microsoft 365(旧:Office 365)」に含まれているビジネスチャット機能です。その特徴は、何といってもMicrosoft製品(WordやExcel、PowerPointなど)との連係性。プラットフォーム内で、ファイルの閲覧や共同編集も行うことが可能になっています。

>> 「Microsoft Teams | WEBサイト

LINE WORKS

LINE WORKSは、無料通信アプリ「LINE」のビジネスバージョンです。社内周知ができる掲示板や、メンバーの予定が把握できるカレンダー、また資料やファイルをどこにいても保存して閲覧できるDriveなど、さまざまな機能が備わっています。UIはLINEと基本的に同じなので、LINEユーザーであればすぐに使いこなせます。また、エンジニアチームが24時間365日体制でモニタリングするなど体制、高レベルのセキュリティーが担保されています。

>> 「LINE WORKS|WEBサイト

まとめ

働き方改革などによって、リモートワークを導入する企業が増えています。対面のコミュニケーションは減少する傾向にあり、ビジネスチャットツールは、ビジネスのコミュニケーションを最適化する上で今後ますます注目されることでしょう。導入を検討している企業は、自社の組織や風土を見極めながら、より力を発揮できるビジネスチャットツールを選択・導入してください。

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